Perjanjian pemrosesan data pribadi
Berlaku sejak 5 Desember 2026. Versi 1.0.
Menurut Pasal 28 Peraturan (UE) 2016/679 (GDPR), versi 1.0. Perjanjian ini merupakan bagian dari ketentuan layanan Portican dan diterima pelanggan dengan mendaftarkan toko. Atas permintaan, kami mengirimkan kepada pelanggan salinan perjanjian yang telah ditandatangani.
Keberlakuan dan perubahan. Versi ini berlaku setelah lewat 30 hari sejak pemberitahuan dikirim kepada pelanggan lewat email. Bagi pelanggan yang mendaftar kemudian, versi ini berlaku sejak tanggal pendaftaran. Setiap perubahan berikutnya kami beritahukan kepada pelanggan lewat email dan berlaku setelah lewat 30 hari sejak pemberitahuan dikirim. Pelanggan yang tidak menyetujui perubahan dapat mengakhiri perjanjian pada tanggal perubahan itu berlaku.
1. Para pihak
Pengendali data: pelanggan Portican yang menjalankan toko (selanjutnya “pelanggan”), sesuai data yang dimasukkan saat pendaftaran.
Pemroses data: Nydrok LLC, 1209 Mountain Road Pl NE, Ste R, Albuquerque, NM 87110, Amerika Serikat, EIN 36-5152970. Perwakilan di UE menurut Pasal 27 GDPR: Matúš Mikčo, Duplín 119, 091 01 Stropkov, Republik Slovakia, matus@portican.com.
2. Pokok, sifat, dan tujuan pemrosesan
Pemroses memproses data pribadi pelanggan dari pelanggan semata-mata untuk menjalankan toko Portican bagi pelanggan: penayangan toko, penerimaan dan penanganan pesanan, akun pelanggan toko, komunikasi dengan pelanggan toko, pengiriman, dokumen, pencadangan, dukungan, dan asisten di panel admin. Pemrosesan hanya dilakukan sebatas fitur yang diaktifkan pelanggan.
3. Cakupan
| Subjek data | pelanggan dan calon pembeli di toko milik pelanggan, penerima kiriman, tim toko, dan mitra yang memiliki akses ke panel admin |
|---|---|
| Kategori data | nama, data kontak, alamat penagihan dan pengiriman, pesanan, status pembayaran (tanpa data kartu pembayaran), korespondensi, data masuk dan data teknis |
| Kategori khusus (Pasal 9) | pelanggan tidak memasukkannya ke toko; bila pelanggan perlu memprosesnya (misalnya untuk produk kesehatan), pelanggan memberitahukannya terlebih dahulu dan para pihak menyepakati langkah tambahan |
| Jangka waktu | selama masa kontrak dan jangka waktu menurut Pasal 11 ketentuan layanan |
4. Hak dan kewajiban pelanggan
Pelanggan bertanggung jawab atas keabsahan pemrosesan dan atas instruksi yang diberikannya. Pelanggan berhak memberi instruksi, memeriksa pelaksanaan perjanjian ini, dan mengajukan keberatan atas keterlibatan subpemroses menurut Pasal 6.
5. Kewajiban pemroses
Pemroses:
- memproses data hanya berdasarkan instruksi terdokumentasi dari pelanggan, termasuk dalam hal transfer ke negara ketiga, kecuali diwajibkan oleh hukum Uni Eropa atau hukum negara anggota; dalam hal demikian pemroses memberi tahu pelanggan tentang kewajiban itu sebelum pemrosesan, kecuali hukum tersebut melarangnya atas dasar kepentingan umum yang penting. Instruksi tersebut berupa ketentuan ini, pengaturan toko, dan instruksi tertulis pelanggan. Bila menurut pemroses suatu instruksi melanggar hukum, pemroses segera memberi tahu pelanggan;
- mewajibkan setiap orang yang memiliki akses ke data untuk menjaga kerahasiaan;
- menerapkan langkah teknis dan organisasional menurut lampiran 1;
- melibatkan subpemroses hanya menurut Pasal 6;
- membantu pelanggan memenuhi kewajibannya terhadap subjek data menurut Bab III GDPR (akses, perbaikan, penghapusan, pembatasan pemrosesan, portabilitas, keberatan), melalui fungsi panel admin dan ekspor;
- membantu pelanggan dalam hal keamanan pemrosesan, pemberitahuan pelanggaran data pribadi, penilaian dampak pelindungan data, dan konsultasi sebelumnya dengan otoritas pengawas;
- memberi tahu pelanggan tentang pelanggaran data pribadi tanpa penundaan yang tidak semestinya, paling lambat 48 jam sejak diketahui, beserta informasi yang tersedia;
- setelah kontrak berakhir, sesuai pilihan pelanggan, menghapus data, atau mengembalikannya melalui ekspor lalu menghapusnya, termasuk salinan yang ada. Jangka waktunya diatur dalam Pasal 11 ketentuan layanan: setelah kontrak berakhir pelanggan memiliki akses ke panel admin selama 90 hari dengan kemungkinan ekspor, setelah itu data disimpan 90 hari lagi tanpa akses pelanggan, lalu dihapus. Salinan dalam cadangan terhapus paling lambat 90 hari setelah penghapusan. Penghapusan tidak berlaku untuk data yang wajib disimpan pemroses menurut hukum Uni Eropa atau hukum negara anggota, terutama dokumen dan catatan akuntansi;
- menyediakan bagi pelanggan informasi yang diperlukan untuk membuktikan kepatuhan dan memungkinkan audit, termasuk inspeksi. Audit dapat dilakukan oleh pelanggan atau oleh auditor yang ditunjuknya dan terikat kewajiban kerahasiaan. Audit dilakukan terlebih dahulu melalui kuesioner tertulis; pemeriksaan di lokasi diberitahukan pelanggan sekurang-kurangnya 30 hari sebelumnya dan biayanya ditanggung pelanggan sendiri, kecuali pemeriksaan itu mengungkap pelanggaran.
6. Subpemroses
Pelanggan memberikan persetujuan umum atas keterlibatan subpemroses yang tercantum dalam lampiran 2. Pemroses memberi tahu pelanggan lewat email sekurang-kurangnya 30 hari sebelumnya tentang rencana menambah atau mengganti subpemroses. Hal ini juga berlaku untuk penyedia baru model bahasa bagi asisten dan perkakas lain di panel admin. Pelanggan dapat mengajukan keberatan dalam 14 hari; bila para pihak tidak mencapai kesepakatan, pelanggan dapat mengakhiri perjanjian tanpa sanksi pada tanggal perubahan.
Nydrok LLC wajib memiliki perjanjian dengan setiap subpemroses yang diberinya akses ke data pribadi pelanggan dari pelanggan, yang membebankan kepadanya kewajiban pelindungan data yang sama sejauh Pasal 28 ayat (4) GDPR, dan bertanggung jawab kepada pelanggan atas pemenuhannya. Perkakas fal.ai yang tercantum dalam lampiran 2 tidak ditujukan untuk memproses data pribadi pelanggan toko.
7. Transfer ke luar Uni Eropa
Server dan basis data toko berada di Uni Eropa (netcup, Wina, Austria). Gambar, berkas privat, ekspor, dan salinan cadangan disimpan Cloudflare di penyimpanan R2 (lampiran 2). Pemroses berkedudukan di Amerika Serikat dan administrator platform mengakses layanan dari jarak jauh, juga dari negara di luar Kawasan Ekonomi Eropa (EEA) (lampiran 2). Karena itu, terjadi transfer data ke negara ketiga.
- Untuk transfer dari pelanggan kepada pemroses berlaku klausul kontrak standar menurut Keputusan Pelaksanaan Komisi (UE) 2021/914, Modul 2 (pengendali ke pemroses), sebagai pelindungan yang memadai menurut Pasal 46 ayat (2) huruf c GDPR. Pelanggan adalah pengekspor data, Nydrok LLC adalah pengimpor data dan pemroses. Klausul tersebut dimasukkan ke dalam perjanjian ini melalui rujukan dengan pilihan berikut: Klausul 7 (klausul aksesi) berlaku; Klausul 9 huruf (a) Opsi 2 (persetujuan umum, pemberitahuan 30 hari sebelumnya); Klausul 11 tanpa badan penyelesaian sengketa independen; Klausul 13: yang berwenang adalah otoritas pengawas negara anggota tempat pelanggan berkedudukan (Lampiran I.C); Klausul 17 Opsi 1, hukum Republik Slovakia; Klausul 18 pengadilan Republik Slovakia. Lampiran klausul tersebut terdiri atas Pasal 1 sampai 3 serta lampiran 1 dan 2 perjanjian ini.
- Transfer kepada subpemroses di luar EEA dijamin oleh Nydrok LLC melalui sertifikasi pemasok dalam EU-US Data Privacy Framework (Keputusan Pelaksanaan Komisi (UE) 2023/1795), klausul kontrak standar dalam perjanjian dengan pemasok, atau keputusan kecukupan Komisi untuk negara pemasok.
- Bila klausul, kerangka, atau keputusan kecukupan itu tidak lagi berlaku, pemroses segera beralih ke instrumen lain menurut Bab V GDPR dan memberi tahu pelanggan.
8. Hukum yang berlaku
Perjanjian ini tunduk pada hukum Republik Slovakia. Sengketa diputus oleh pengadilan Republik Slovakia.
Lampiran 1: Langkah teknis dan organisasional
| Bidang | Langkah |
|---|---|
| Lokasi | server dan basis data toko di netcup GmbH di Wina (Austria); gambar, berkas privat, ekspor, dan salinan cadangan di penyimpanan Cloudflare R2 |
| Transmisi | koneksi terenkripsi HTTPS, perlindungan dari serangan melalui Cloudflare |
| Cadangan | pencadangan setiap malam, diverifikasi dengan pemulihan ke basis data sementara; di server 7 salinan harian dan 4 salinan mingguan; salinan di luar server di Cloudflare R2, disimpan selama 90 hari |
| Rahasia integrasi | enkripsi AES-256-GCM, disamarkan di panel admin |
| Pemisahan toko | setiap toko memiliki kanal dan hak akses sendiri, ekspor dan penghapusan hanya untuk toko yang bersangkutan |
| Akses | nama pengguna dan kata sandi; autentikasi dua faktor (TOTP dengan kode cadangan) wajib bagi administrator platform, bagi tim toko opsional atau diwajibkan oleh toko |
| Asisten di panel admin | model bahasa menerima data pribadi pelanggan toko hanya setelah persetujuan tegas dari tim toko; persetujuan dicatat dan hanya berlaku bagi orang yang menyetujuinya dan untuk lokasi pemrosesan yang diberitahukan (di UE atau di luar UE); paling banyak 20 kali pembukaan data dalam satu percakapan |
| Penghapusan | penghapusan toko dijalankan secara manual oleh administrator platform setelah jangka waktu berakhir, dengan konfirmasi berupa pengetikan penanda toko; dokumen dan catatan akuntansi disimpan selama jangka waktu menurut peraturan |
| Log server | log akses toko paling lama 7 hari |
| Kartu pembayaran | data kartu hanya diproses oleh Stripe, Portican tidak memilikinya |
Lampiran 2: Subpemroses dan negara akses
| Subpemroses | Kegiatan | Lokasi pemrosesan | Instrumen transfer |
|---|---|---|---|
| netcup GmbH, Karlsruhe, Jerman | server, basis data, cadangan di server | UE, Wina (Austria) | tidak diperlukan |
| Cloudflare, Inc., Amerika Serikat | pengiriman situs, perlindungan dari serangan, penyimpanan R2 (gambar, berkas privat, ekspor toko, salinan cadangan) | jaringan global; penyimpanan R2 sesuai yurisdiksi yang ditetapkan pada bucket | Pasal 7 butir 2 |
| Mailgun Technologies, Inc., wilayah Eropa | pengiriman email toko (penyedia bawaan) | UE | Pasal 7 butir 2 |
| Amazon Web Services, Inc. (Amazon SES) | pengiriman email cadangan saat Mailgun mengalami gangguan, atau sebagai pengiriman utama bila administrator platform mengalihkannya | wilayah sesuai pengaturan, secara bawaan UE (Frankfurt) | Pasal 7 butir 2 |
| OpenAI OpCo, LLC, Amerika Serikat | asisten di panel admin: percakapan dengan tim toko, gambar dan berkas yang dilampirkan tim toko, dan, setelah persetujuan tegas dari tim toko, juga nama, email, telepon, dan alamat pelanggan dari pesanan tertentu; penulisan dan penerjemahan konten (blog, halaman produk, terjemahan katalog); pembacaan gambar produk; suara podcast dari teks | Amerika Serikat | Pasal 7 butir 2 |
| Features & Labels Inc. (fal.ai), Amerika Serikat | pembuatan dan penyuntingan gambar produk dan iklan, suara podcast dari teks | Amerika Serikat dan negara lain | perkakas tidak ditujukan untuk data pribadi (lihat di bawah) |
| OpenStreetMap Foundation (layanan Nominatim), Britania Raya | konversi alamat yang dimasukkan pembeli di toko menjadi lokasi untuk menghitung ongkos kirim berdasarkan jarak; hanya bila toko mengaktifkan fitur ini | Britania Raya | keputusan kecukupan Komisi |
Stripe tidak tercantum di sini: pembayaran dari pelanggan toko diterima pedagang melalui akun Stripe miliknya sendiri (pembayaran dibuat dengan kunci toko di akun pedagang), sehingga Stripe adalah mitra kontrak pedagang, bukan subpemroses Nydrok LLC. Nydrok LLC memakai Stripe hanya untuk pembayaran langganan dan pembayaran komisi kepada mitra (Stripe Connect), yang tidak menyangkut data pelanggan toko.
OpenAI dan fal.ai. Keduanya memproses data hanya ketika tim toko memakai perkakas yang bersangkutan. Data pribadi pelanggan toko hanya dapat diterima oleh model bahasa asisten, dan hanya setelah persetujuan tegas dari tim toko. Asisten terlebih dahulu memberi tahu tim toko bahwa data akan dikirim ke server model bahasa, dan apakah server itu berada di UE atau di luar UE. Baru setelah ada persetujuan, asisten dapat mengirim nama, email, telepon, dan alamat pelanggan dari pesanan tertentu kepada model. Persetujuan dicatat (siapa dan kapan menyetujui, lokasi pemrosesan, data apa, dan dari pesanan mana) dan hanya berlaku bagi orang yang menyetujuinya dan hanya untuk lokasi pemrosesan yang diberitahukan; bila lokasi berubah, asisten meminta persetujuan lagi. Dalam satu percakapan asisten membuka data pelanggan paling banyak 20 kali. Perkakas fal.ai ditujukan untuk foto produk dan gambar iklan; tim toko tidak boleh memasukkan data pelanggan maupun foto orang ke dalamnya.
Negara akses jarak jauh administrator: Amerika Serikat (tempat kedudukan Nydrok LLC) dan negara lain di luar EEA tempat administrator platform untuk sementara mengakses dari jarak jauh. Daftar terkininya dikelola Nydrok LLC dalam catatan aktivitas pemrosesan dan diberikan kepada pelanggan sebelum akses dimulai dan setiap kali ada perubahan. Untuk negara-negara ini Nydrok LLC menyusun penilaian dampak transfer secara tertulis menurut Klausul 14.