Thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân
Có hiệu lực từ ngày 5 tháng 12 năm 2026. Phiên bản 1.0.
Theo Điều 28 Quy định (EU) 2016/679 (GDPR), phiên bản 1.0. Thỏa thuận này là một phần của điều khoản dịch vụ của Portican và khách hàng chấp nhận thỏa thuận khi đăng ký cửa hàng. Khi có yêu cầu, chúng tôi sẽ gửi cho khách hàng bản có chữ ký.
Hiệu lực và thay đổi. Phiên bản này có hiệu lực khi hết 30 ngày kể từ ngày gửi thông báo cho khách hàng qua email. Đối với khách hàng đăng ký sau đó, phiên bản này có hiệu lực từ ngày đăng ký. Mọi thay đổi tiếp theo được thông báo cho khách hàng qua email và có hiệu lực khi hết 30 ngày kể từ ngày gửi thông báo. Khách hàng không đồng ý với thay đổi có thể chấm dứt hợp đồng vào ngày thay đổi có hiệu lực.
1. Các bên
Bên kiểm soát dữ liệu: khách hàng của Portican vận hành cửa hàng (sau đây gọi là “khách hàng”), theo thông tin đã khai khi đăng ký.
Bên xử lý dữ liệu: Nydrok LLC, 1209 Mountain Road Pl NE, Ste R, Albuquerque, NM 87110, Hoa Kỳ, EIN 36-5152970. Đại diện tại EU theo Điều 27 GDPR: Matúš Mikčo, Duplín 119, 091 01 Stropkov, Cộng hòa Slovakia, matus@portican.com.
2. Đối tượng, tính chất và mục đích
Bên xử lý chỉ xử lý dữ liệu cá nhân của khách của khách hàng nhằm vận hành cửa hàng Portican cho khách hàng: hiển thị cửa hàng, nhận và xử lý đơn hàng, tài khoản khách mua, liên lạc với khách mua, vận chuyển, chứng từ, sao lưu, hỗ trợ và trợ lý trong trang quản trị. Bên xử lý chỉ xử lý trong phạm vi các tính năng mà khách hàng đã bật.
3. Phạm vi
| Chủ thể dữ liệu | khách mua và người quan tâm của cửa hàng của khách hàng, người nhận hàng, đội ngũ cửa hàng và các đối tác có quyền truy cập trang quản trị |
|---|---|
| Loại dữ liệu | tên, thông tin liên hệ, địa chỉ xuất hóa đơn và giao hàng, đơn hàng, trạng thái thanh toán (không có thông tin thẻ thanh toán), nội dung trao đổi, thông tin đăng nhập và dữ liệu kỹ thuật |
| Loại dữ liệu đặc biệt (Điều 9) | khách hàng không đưa các dữ liệu này vào cửa hàng; nếu cần xử lý (ví dụ với mặt hàng y tế), khách hàng thông báo trước và hai bên thỏa thuận các biện pháp bổ sung |
| Thời hạn | trong thời hạn hợp đồng và các thời hạn theo Điều 11 điều khoản dịch vụ |
4. Quyền và nghĩa vụ của khách hàng
Khách hàng chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của việc xử lý và về các chỉ dẫn mình đưa ra. Khách hàng có quyền đưa ra chỉ dẫn, kiểm tra việc thực hiện thỏa thuận này và phản đối việc sử dụng các bên xử lý phụ theo Điều 6.
5. Nghĩa vụ của bên xử lý
Bên xử lý:
- chỉ xử lý dữ liệu theo chỉ dẫn được ghi nhận bằng văn bản của khách hàng, kể cả khi chuyển dữ liệu sang nước thứ ba, trừ khi pháp luật của Liên minh hoặc của quốc gia thành viên buộc bên xử lý phải xử lý; trong trường hợp đó, bên xử lý thông báo cho khách hàng về yêu cầu này trước khi xử lý, trừ khi pháp luật đó cấm việc thông báo vì lý do quan trọng liên quan đến lợi ích công cộng. Chỉ dẫn gồm các điều khoản này, thiết lập của cửa hàng và chỉ dẫn bằng văn bản của khách hàng. Nếu bên xử lý cho rằng một chỉ dẫn vi phạm pháp luật, bên xử lý sẽ báo ngay cho khách hàng;
- ràng buộc nghĩa vụ bảo mật đối với mọi người có quyền truy cập dữ liệu;
- áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức theo Phụ lục 1;
- chỉ sử dụng bên xử lý phụ theo Điều 6;
- hỗ trợ khách hàng thực hiện nghĩa vụ đối với chủ thể dữ liệu theo Chương III GDPR (truy cập, chỉnh sửa, xóa, hạn chế xử lý, chuyển dữ liệu, phản đối), bằng các tính năng của trang quản trị và chức năng xuất dữ liệu;
- hỗ trợ khách hàng về bảo mật, thông báo vi phạm dữ liệu cá nhân, đánh giá tác động và tham vấn trước;
- thông báo cho khách hàng về vi phạm dữ liệu cá nhân không chậm trễ, chậm nhất trong vòng 48 giờ kể từ khi phát hiện, kèm các thông tin hiện có;
- sau khi hợp đồng kết thúc, theo lựa chọn của khách hàng, xóa dữ liệu, hoặc trả lại dữ liệu cho khách hàng qua chức năng xuất rồi xóa, kể cả các bản sao hiện có. Các thời hạn nằm ở Điều 11 điều khoản dịch vụ: sau khi hợp đồng kết thúc, khách hàng có 90 ngày truy cập trang quản trị với khả năng xuất dữ liệu, sau đó dữ liệu được lưu thêm 90 ngày mà khách hàng không truy cập được, rồi bị xóa. Các bản sao trong bản sao lưu bị hủy chậm nhất 90 ngày sau khi xóa. Việc xóa không áp dụng cho dữ liệu mà bên xử lý phải lưu giữ theo pháp luật của Liên minh hoặc của quốc gia thành viên, đặc biệt là chứng từ và sổ sách kế toán;
- cung cấp cho khách hàng thông tin cần thiết để chứng minh sự tuân thủ và cho phép kiểm toán, kể cả thanh tra. Việc kiểm toán có thể do khách hàng hoặc kiểm toán viên được khách hàng ủy quyền và có nghĩa vụ bảo mật thực hiện. Kiểm toán được tiến hành trước tiên bằng bảng câu hỏi bằng văn bản; việc kiểm tra tại chỗ phải được khách hàng báo trước ít nhất 30 ngày và do khách hàng tự chi trả, nếu không phát hiện vi phạm.
6. Bên xử lý phụ
Khách hàng chấp thuận chung việc sử dụng các bên xử lý phụ nêu trong Phụ lục 2. Bên xử lý thông báo cho khách hàng qua email ít nhất 30 ngày trước về dự định bổ sung hoặc thay thế một bên xử lý phụ. Điều này cũng áp dụng với nhà cung cấp mô hình ngôn ngữ mới cho trợ lý và các công cụ khác trong trang quản trị. Khách hàng có thể phản đối trong vòng 14 ngày; nếu hai bên không thống nhất được, khách hàng có thể chấm dứt hợp đồng mà không bị phạt vào ngày thay đổi.
Nydrok LLC có nghĩa vụ ký với mỗi bên xử lý phụ được tiếp cận dữ liệu cá nhân của khách của khách hàng một hợp đồng áp đặt cùng các nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu trong phạm vi Điều 28 khoản 4 GDPR, và chịu trách nhiệm trước khách hàng về việc bên xử lý phụ thực hiện các nghĩa vụ đó. Các công cụ fal.ai nêu trong Phụ lục 2 không dùng để xử lý dữ liệu cá nhân của khách mua.
7. Chuyển dữ liệu ra ngoài Liên minh châu Âu
Máy chủ và cơ sở dữ liệu của các cửa hàng đặt trong Liên minh châu Âu (netcup, Viên, Áo). Hình ảnh, tệp riêng tư, bản xuất và bản sao của bản sao lưu được Cloudflare lưu trong kho lưu trữ R2 (Phụ lục 2). Bên xử lý có trụ sở tại Hoa Kỳ và quản trị viên nền tảng truy cập dịch vụ từ xa, kể cả từ các quốc gia ngoài Khu vực Kinh tế châu Âu (EEA) (Phụ lục 2). Vì vậy, đây là việc chuyển dữ liệu sang nước thứ ba.
- Đối với việc chuyển dữ liệu từ khách hàng sang bên xử lý, áp dụng các điều khoản hợp đồng mẫu (SCC) theo Quyết định thi hành (EU) 2021/914 của Ủy ban châu Âu, Mô-đun 2 (từ bên kiểm soát sang bên xử lý), làm biện pháp bảo đảm thích hợp theo Điều 46 khoản 2 điểm c GDPR. Khách hàng là bên xuất dữ liệu, Nydrok LLC là bên nhập dữ liệu và là bên xử lý. Các điều khoản hợp đồng mẫu được đưa vào thỏa thuận này bằng dẫn chiếu, với các lựa chọn sau: Điều khoản 7 (điều khoản gia nhập) được áp dụng; Điều khoản 9 điểm a, Phương án 2 (chấp thuận chung, thông báo trước 30 ngày); Điều khoản 11 không có cơ quan giải quyết tranh chấp độc lập; Điều khoản 13: cơ quan giám sát có thẩm quyền là cơ quan của quốc gia thành viên nơi khách hàng được thành lập (Phụ lục I.C); Điều khoản 17, Phương án 1, pháp luật Cộng hòa Slovakia; Điều khoản 18, tòa án Cộng hòa Slovakia. Các phụ lục của điều khoản hợp đồng mẫu gồm Điều 1 đến Điều 3 và Phụ lục 1 và 2 của thỏa thuận này.
- Việc chuyển dữ liệu tới các bên xử lý phụ ngoài EEA được Nydrok LLC bảo đảm bằng chứng nhận của nhà cung cấp theo Khung bảo mật dữ liệu EU-Mỹ (EU-US Data Privacy Framework, Quyết định thi hành (EU) 2023/1795 của Ủy ban châu Âu), bằng các điều khoản hợp đồng mẫu trong hợp đồng với nhà cung cấp, hoặc bằng quyết định của Ủy ban châu Âu về mức độ bảo vệ đầy đủ của quốc gia nơi nhà cung cấp đặt trụ sở.
- Nếu các điều khoản hợp đồng mẫu, khung bảo mật hoặc quyết định về mức độ bảo vệ đầy đủ mất hiệu lực, bên xử lý sẽ chuyển ngay sang một công cụ khác theo Chương V GDPR và thông báo cho khách hàng.
8. Luật áp dụng
Thỏa thuận này chịu sự điều chỉnh của pháp luật Cộng hòa Slovakia. Tranh chấp do tòa án của Cộng hòa Slovakia giải quyết.
Phụ lục 1: Các biện pháp kỹ thuật và tổ chức
| Lĩnh vực | Biện pháp |
|---|---|
| Vị trí | máy chủ và cơ sở dữ liệu của các cửa hàng đặt tại netcup GmbH ở Viên (Áo); hình ảnh, tệp riêng tư, bản xuất và bản sao của bản sao lưu trong kho lưu trữ Cloudflare R2 |
| Truyền tải | kết nối mã hóa HTTPS, bảo vệ chống tấn công qua Cloudflare |
| Sao lưu | sao lưu mỗi đêm, được kiểm chứng bằng cách khôi phục vào một cơ sở dữ liệu tạm; trên máy chủ giữ 7 bản theo ngày và 4 bản theo tuần; bản sao bên ngoài máy chủ trong Cloudflare R2, được lưu 90 ngày |
| Thông tin bí mật của tích hợp | mã hóa AES-256-GCM, được che đi trong trang quản trị |
| Tách biệt các cửa hàng | mỗi cửa hàng có kênh và quyền truy cập riêng, việc xuất và xóa dữ liệu chỉ áp dụng cho chính cửa hàng đó |
| Truy cập | tên đăng nhập và mật khẩu; xác thực hai yếu tố (TOTP kèm mã dự phòng) bắt buộc với quản trị viên nền tảng, với đội ngũ cửa hàng là tùy chọn hoặc do cửa hàng bắt buộc |
| Trợ lý trong trang quản trị | mô hình ngôn ngữ chỉ nhận dữ liệu cá nhân của khách mua sau khi người dùng trang quản trị đồng ý rõ ràng; sự đồng ý được ghi lại và chỉ có hiệu lực với người đã đồng ý và với nơi xử lý đã được thông báo (trong EU hoặc ngoài EU); tối đa 20 lần cung cấp dữ liệu trong một cuộc hội thoại |
| Xóa | việc xóa cửa hàng do quản trị viên nền tảng khởi động thủ công sau khi hết các thời hạn, được xác nhận bằng cách gõ lại định danh của cửa hàng; chứng từ và sổ sách kế toán được lưu theo thời hạn pháp luật quy định |
| Nhật ký máy chủ | nhật ký truy cập của các cửa hàng được lưu tối đa 7 ngày |
| Thẻ thanh toán | thông tin thẻ chỉ do Stripe xử lý, Portican không có các thông tin này |
Phụ lục 2: Các bên xử lý phụ và quốc gia truy cập
| Bên xử lý phụ | Hoạt động | Nơi xử lý | Công cụ chuyển dữ liệu |
|---|---|---|---|
| netcup GmbH, Karlsruhe, Đức | máy chủ, cơ sở dữ liệu, bản sao lưu trên máy chủ | EU, Viên (Áo) | không cần |
| Cloudflare, Inc., Hoa Kỳ | phân phối trang web, bảo vệ chống tấn công, kho lưu trữ R2 (hình ảnh, tệp riêng tư, bản xuất của cửa hàng, bản sao của bản sao lưu) | mạng toàn cầu; kho lưu trữ R2 theo khu vực pháp lý được thiết lập cho các bucket | Điều 7, điểm 2 |
| Mailgun Technologies, Inc., khu vực châu Âu | gửi email của các cửa hàng (nhà cung cấp mặc định) | EU | Điều 7, điểm 2 |
| Amazon Web Services, Inc. (Amazon SES) | gửi email dự phòng khi Mailgun gặp sự cố, hoặc làm kênh chính nếu quản trị viên nền tảng chuyển sang | khu vực theo thiết lập, mặc định là EU (Frankfurt) | Điều 7, điểm 2 |
| OpenAI OpCo, LLC, Hoa Kỳ | trợ lý trong trang quản trị: hội thoại với người dùng trang quản trị, hình ảnh và tệp mà người dùng đính kèm, và sau khi người dùng đồng ý rõ ràng, cả tên, email, điện thoại và địa chỉ của khách mua trong một đơn hàng cụ thể; viết và dịch nội dung (blog, trang sản phẩm, bản dịch danh mục); đọc hình ảnh sản phẩm; giọng đọc podcast từ văn bản | Hoa Kỳ | Điều 7, điểm 2 |
| Features & Labels Inc. (fal.ai), Hoa Kỳ | tạo và chỉnh sửa hình ảnh sản phẩm và hình quảng cáo, giọng đọc podcast từ văn bản | Hoa Kỳ và các quốc gia khác | các công cụ không dùng cho dữ liệu cá nhân (xem bên dưới) |
| OpenStreetMap Foundation (dịch vụ Nominatim), Vương quốc Anh | chuyển địa chỉ mà khách mua nhập trong cửa hàng thành vị trí để tính phí vận chuyển theo khoảng cách; chỉ khi cửa hàng thiết lập tính năng này | Vương quốc Anh | quyết định của Ủy ban châu Âu về mức độ bảo vệ đầy đủ |
Stripe không có trong danh sách này: khoản thanh toán của khách mua tại cửa hàng được người bán nhận qua tài khoản Stripe của chính mình (giao dịch được tạo bằng khóa của cửa hàng trên tài khoản của người bán), nên Stripe là đối tác hợp đồng của người bán, không phải bên xử lý phụ của Nydrok LLC. Nydrok LLC chỉ dùng Stripe cho thanh toán thuê bao và chi trả hoa hồng cho đối tác (Stripe Connect), việc này không liên quan đến dữ liệu của khách mua tại các cửa hàng.
OpenAI và fal.ai. Các bên này chỉ xử lý dữ liệu khi đội ngũ cửa hàng sử dụng công cụ tương ứng. Chỉ mô hình ngôn ngữ của trợ lý mới có thể nhận dữ liệu cá nhân của khách mua, và chỉ sau khi người dùng trang quản trị đồng ý rõ ràng. Trước tiên, trợ lý báo cho người dùng rằng dữ liệu sẽ được gửi tới máy chủ của mô hình ngôn ngữ, và máy chủ đó ở trong hay ngoài EU. Chỉ sau khi có sự đồng ý, trợ lý mới có thể gửi cho mô hình tên, email, điện thoại và địa chỉ của khách mua trong một đơn hàng cụ thể. Sự đồng ý được ghi lại (ai và khi nào đồng ý, nơi xử lý, dữ liệu nào và của đơn hàng nào) và chỉ có hiệu lực với người đã đồng ý và chỉ với nơi xử lý đã được thông báo; khi nơi xử lý thay đổi, trợ lý hỏi lại. Trong một cuộc hội thoại, trợ lý cung cấp dữ liệu của khách mua tối đa 20 lần. Các công cụ fal.ai dành cho ảnh sản phẩm và hình quảng cáo; đội ngũ cửa hàng không được đưa dữ liệu của khách mua hay ảnh chụp người vào các công cụ này.
Các quốc gia mà quản trị viên truy cập từ xa: Hoa Kỳ (trụ sở của Nydrok LLC) và các quốc gia khác ngoài EEA mà từ đó quản trị viên nền tảng tạm thời truy cập từ xa. Danh sách hiện hành do Nydrok LLC lưu trong hồ sơ hoạt động xử lý và được cung cấp cho khách hàng trước khi bắt đầu truy cập và mỗi khi có thay đổi. Đối với các quốc gia này, Nydrok LLC lập bản đánh giá tác động của việc chuyển dữ liệu bằng văn bản theo Điều khoản 14 của SCC.